教育部留学服务中心 | 自费出国留学存档手续

自费出国留学存档手续

存档对象

1、国内高校毕业直接赴国(境)外攻读学位的留学人员(无工作经历);2、国内高校在读期间办理完毕退学手续，直 接赴国(境)外攻读学位的留学人员;3、国内高中毕业后，直接赴国(境)外攻读学位的留学人员。(注：国家公派留学人员、赴国(境) 外做博士后研究或访问学者、已在国(境)院校结束课程的留学人员，均不在我处受理范围)

办理流程

1. 注册及在线申请

http://cundang.cscse.edu.cn/account2/login.aspx

2. 办理存档手续

* 自费出国留学的学生（包含高校毕业生、高校退学学生、高中毕业生、高中退学学生）离校时，户口和档案请按有关规定和学校要求转至原户籍地的档案保管机构（如：人力资源和社会保障局、人才中心、职介中心等），再申请办理存档手续，如档案保管在个人手中，我处不予受理。 留学人员完成注册个人账户，在线申请提交成功后，查看自己的状态为“未受理”时，无须等待审核，请直接前来我处提交如下材料（赴台陆生办理存档手续请查看《赴台陆生办理存档须知》）： 1）、存档人本人身份证复印件 1 份； 2）、护照个人信息页（赴港澳地区攻读学位的人员，提供港澳通行证个人信息页）即有照片页的复印件 1 份； 3）、前往留学所在国有效期内的学生签证页（赴港澳地区攻读学位的人员，提供学生签注页）复印件 1 份； 提示： （1）持电子签证入境的留学人员，请打印电子签证信 1 份，如：赴澳大利亚留学； （2）如签证已过期，除提供过期的学生签证外，还须提供有效期内的“长期居留卡”复印件 1 份。 4）、国（境）外院校录取通知书（OFFER）复印件 1 份（非英语类“录取通知书”须经正规翻译机构（公司）进行翻译，提供中文翻译件 1 份，个人翻译无效）； 提示： （1）“录取通知书”应包含学习专业，攻读学位（学士、硕士或博士）、学习时间等信息； （2）如录取通知书（OFFER）中无明确学习起止时间及攻读学位信息，请提供补充材料，如：赴美国留学，请提交 I-20 复印件 1份；赴澳大利亚留学，请提供 COE 的复印件 1 份；赴韩国留学，请提供韩英文对照的表格“标准入学合格书”复印件 1 份等； （3）请确认您的“录取通知书”上有攻读学位信息再做翻译，以免给您造成不必要的经济损失和不便；

5)、已经在国(境)外就读者，除须提交上述国(境)外院校的录取通知书(OFFER)复印件外，还须按下面情况任选其中一项提交：

(1)国(境)外院校“学生证”复印件 1 份;

(2)如“学生证”上无证件有效期，请另提供国(境)外院校开具的“在读证明”复印件 1 份;

提示：

如果是非英语类“在读证明”须经正规翻译机构(公司)进行翻译，提供中文翻译件 1 份，个人翻译无效(请确认您的“在读证明”上有攻读学位信息再做翻译，以免给您造成不必要的经济损失和不便)。

6)、若有特殊情况，可委托他人按上述要求代为办理，请同时携带存档人员签名的委托书 1 份和被委托人身份证的复印件 1 份;

7)、档案保管费：根据有关文件规定，从 2015 年 1 月 1 日起取消收取流动人员的档案保管费。

我处审核上述材料无误后，为其开具“留学人员人事档案调转协议书”、“调档通知单”。存档人员需凭"调档通知单"到原档案保管机构调档并转至我处。

档案转至我处的方式有以下三种：

(1)EMS 标准快递地址：北京市海淀区北四环西路56号辉煌时代大厦6层 邮编：100080 收件人：教育部留学服务中心档案室 电话：010-62677800

(2)机要邮寄：由国内机要部门通过“机要交通”的方式转递档案。

我处机要地址为：北京市海淀区学院路 15 号 教育部留学服务中心留学人员档案室 邮编：100083

(3)密封自带(指：持“调档通知单”获取档案后，可密封自带)：请将密封好的档案送至我处。

对外办公时间：

周一至周四:8:30-16:30(中午不休息) 周五:8:30-12:30

周六、日及国家法定节假日休息

咨询电话：010-62677800

传真：010-62677632

邮箱地址：dangan@cscse.edu.cn

注：

* 从 2015 年 8 月起，根据中组部“组通字【2015】33 号”文《中共中央组织部关于做好高校毕业生党员组织关系管理工作的通知》中的规定，我处不接收党员组织关系。

提示：

* 请本人记住用户名、密码及安全邮箱，以备日后查看存档状态时使用;

* 请本人妥善保管好“留学人员人事档案调转协议书”，办理档案转出时交至我处;

* 请将“调档通知单”的下联沿虚线剪下，贴于密封的档案袋封面一同寄送，否则我处将予以退回;

* 我处不接转党组织关系，但党员材料需要在人事档案中;

* 留学存档人员所提交的申请材料的复印件，我处不予借用和退还;

* 已办理了自费出国(境)留学存档手续的人员，如因各种原因不将档案存至我处，须交回“留学人员人事档案调转协议书”和“调档通知单”，否则自行承担相应后果。

常见问题解答

1、教育部留学服务中心在外省(市)是否有分支机构代办留学人员存档业务?

答：没有。教育部留学服务中心留学人员档案室只设在北京。地址：北京市海淀区北四环西路 56 号，辉煌时代大厦 6 层。

2、出国留学人员必须将档案存放在教育部留学服务中心吗?

答：出国留学人员的档案不是必须存放在教育部留学服务中心。您可以选择存放在原户籍地档案保管机构，而且在出国留学期间档案和户口最好在同一地，以便今后回国办理各项手续。

3、 将档案存放在留学服务中心与存放在户籍所在地档案保管机构有何区别?对今后回国办理其它手续是否有影响?

答：出国留学人员将档案存放在留学服务中心与存放在户籍所在地档案保管机构，是没有本质区别的。且对今后您学成回国办理学历学位认证、就业报到证等相关手续均无任何影响。

4、我在网上看到一种说法：出国留学人员将档案存放在留学服务中心，可以保留 “应届生”身份。是这样吗?

答：不是的。留学人员在国(境)完成学业并获得学位后选择回国就业，在留服中心办理就业手续。其中，要办理《留学人员回国工作就业报到证》。这项手续与“应届生”身份的说法无关联。就业单位是否按“应届生”身份接收留学人员，与就业单位聘用要求有关，与档案存放何处无关。

5、我是某大学应届毕业生，即将出国留学，档案能从学校直接调入教育部留学服务中心吗?

答：不能。自费出国留学人员亦属高校应届毕业生未就业人员范畴，毕业生离校时，户口和档案的转移请按照国家有关规定和高校的要求转至原户籍地保管。档案存入户籍地之后，您如果想将档案存放在我中心，可按网站上的要求及办理流程，携带相关材料前来我中心现场申请办理。

6、自费出国留学人员的档案存放在留学服务中心，党员组织关系可一并转入吗?

答：不能转入我中心。根据中组部“组通字【2015】33 号”文《中共中央组织部关于做好高校毕业生党员组织关系管理工作的通知的规定，我处不接收党员组织关系。党员组织关系已转至我处的留学人员，可待回国就业办理档案转出时一并将党员组织关系转出。

7、在教育部留学服务中心存档能办理社会保险吗?

答：不能办理。

8、个人能保管档案吗?

答：不能。根据中组部、人事部(现人社部)《关于流动人员人事档案管理暂行规定》，流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员档案，严禁个人保管人事档案。如果档案在个人手中，请及时将档案存放在户籍所在地的档案保管机构。

9、出国留学时档案一直在个人手中保管，能到留服中心直接将档案存入吗?

答：不能。请将档案及时存放在本人户籍所在地的档案保管机构。档案存入之后，如果您仍在国(境)外攻读学位尚未结束课程， 且想将档案存放在我中心，请按照“留学存档”栏目中的“自费出国(境)留学存档”要求及材料，前来我处办理存档手续。如果您在国(境)外已完成学位课程，我处则不能受理您的存档申请。

10、我已完成在线注册，信息显示已提交成功，何时会受理?

答：留学人员个人账户注册完成，在线申请提交成功后，用户查看自己的状态为“未受理”时，即可来我处提交所需申请材料，办理存档手续，我们将现场审核并受理。

11、如何查看我的档案办理状态?

答：2015 年 3 月 23 日之后在我处办理存档手续的人员，可登录“留学存档在线服务系统”，进入“个人中心”，查看“我的档案记录” 即可看到档案办理状态。

2015 年 3 月 23 日之前注册的留学人员，可通过电子邮件或电话咨询档案处工作人员档案办理状态。

12、忘记用户名或密码怎么办?

答：2015 年 3 月 23 日之后在我处办理存档手续的人员，可登录“留学存档在线服务系统”利用“取回密码”功能找回密码。

2015 年 3 月 23 日之前注册的留学人员不能使用该系统找回密码，之前的用户名和密码仅用于当年办理存档手续，现已作废，不支持系统查询。如有问题，您可通过电子邮件或电话咨询我处。

13、我是出国(境)留学前将档案存放在留服中心的，但因某种原因未能获得国(境)外学历学位证书或无法按网页要求提供档案转出的所需材料等，档案如何转出?

答：您这种特殊情况请前来我处现场取号咨询(或通过电子邮件咨询)，我处工作人员将根据您具体情况，提供档案调转建议。

14、我是出国(境)留学前将档案存放在留服中心的，但我现在没有回国，想把档案迁回户籍地，如何办理?

答：您这种特殊情况请前来我处现场取号咨询(或通过电子邮件咨询)，我处工作人员将根据您具体情况，提供档案调转建议。

15、我在留学服务中心办理完《回国工作就业报到证》后，何时办理档案转出?

答：分两种情况：

(1)出国前北京户籍的留学人员(包含回户籍地就业的留学人员)，在留学服务中心回国处办理完《留学人员回国工作就业报到证》后，请在领取《留学人员回国工作就业报到证》之日起 40 天内办理档案转出手续。

(2)出国前非北京户籍的留学人员：您在留服中心回国处获得《留学人员回国工作就业报到证》和《落户介绍信》后，请在《留学人员回国工作就业报到证》落款日期起 40 天内办理档案转出手续。您落户手续的办理时间及流程，请咨询工作单位或人事代理机构。

16、如果我在京落户手续没有办成，档案应如何处理?

答：如果您在京落户手续没有办成，请尽快将档案转回户籍所在地人才。

17、办理留学存档、档案转出、补交档案保管费等手续时，可否委托他人代办?

答：可以。因特殊情况本人不能现场办理的，可委托他人持相关材料及委托书前来代办。被委托人前来我处办理档案相关业务时， 须携带委托人的“委托书”和被委托人的有效身份证复印件一份。

18、“档案转递通知单”是什么?档案中必须有它吗?由谁开具?

答：“档案转递通知单”是档案在各档案保管机构之间的转接凭证。档案转递时，须由原存档机构开具并放入档案中。根据人社部发[2014]90 号文规定：转递档案时需填写“档案转递通知单”。“档案转递通知单”具体格式可参照人社部发[2014]90 号文附件二：

http://www.mohrss.gov.cn/gkml/xxgk/201412/t20141215_146304.htm

19、我的《存档卡》(或《人事档案调转协议书》、《调档通知单》)丢失，如何补办?

答：请存档人员持身份证原件及书面补办申请，前来我处办理。如有特殊情况，可委托他人前来办理。

20、我听说 2015 年 1 月份开始档案保管费免费了，之前预交的费用多出的部分能退吗?

答：可以。请您持《存档卡》(或《委托管理人事答案合同书》)原件和完整的交费收据原件，前来办理退费手续;也可在您办理档案转出手续时结清费用。

21、学生如果去英国读语言课，也就是未满 6 个月的学习长度的课程+1 年的硕士课程，是否申请档案保管也不受限制?学生语言课是无条件的录取通知书，主课是有条件录取通知书，这种情况是否也可以申请档案存放呢?

答：可以。